Xây quy trình tự động hóa 1 doanh nghiệp? Thực Tế?
- Thứ sáu - 02/02/2018 07:18
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Một bài viết liên quan đến xây dựng quy trình cho công ty mình thấy hay nên lưu lại đây để đọc lại cũng như chia sẻ cho anh em cùng tham khảo để xây dựng quy trình cho doanh nghiệp của mình.
Xem:>>>> Lúc nào phải xây dựng quy trình cho công ty?
(Bài viết này H viết dành riêng cho những anh/chị/em còn đang loay hoay trên con đường giải phóng bản thân mình khỏi doanh nghiệp)
---- Đâu là 1 lộ trình thực sự của việc xây dựng 1 bộ máy tự vận hành nếu chúng ta có 2 - 3 trụ sở, gần trăm nhân sự? mà công việc vận hàng trơn tru theo ý chúng ta muốn. Sau 1 thời gian dài xây dựng, tìm hiệu, thiết lập hệ thống, Hùng nghiệm ra 1 lộ trình những đầu việc như sau:
- Lên cơ cấu phù hợp cho công ty theo Biz Model Canvas.
- Viết JD từng bộ phận, vị trí
- Giải thích ý nghĩa từng JD cho từng nhân sự dưới 1 cấp
- JD đi kèm KPI và trách nhiệm
- JD cần có 1 quy trình đi kèm
- Quy trình cần 1 file quản lý hiệu quả quy trình kèm theo
- Mỗi Phòng ban cần 1 văn hóa làm việc phù hợp.
- Văn hóa mỗi phòng ban cần khớp văn hóa công ty.
- Định hình văn hóa toàn tổ chức.
- Xây dựng quy chế quản lý toàn cong ty đi kèm theo.
- Xây dựng chính sách nhân sự để cả công ty tuân theo.
- Xây dưng cơ chế thưởng
- phạt để nhân sự có động lực
- Xây dựng hệ thống cơ chế lương 3P rõ ràng.
- Hệ thống thang bảng lương minh bạch.
- Xây dựng 1 lộ trình công danh, lương thưởng để nhân sự biết nếu làm 10 năm, lương họ lên tới đâu, họ có thể leo lên được đâu trong lộ trình sự nghiệp.
- Xây dựng 1 bộ khung FAQs với từng JD, từng team, từng phòng ban, để nhân sự chủ động công việc, tránh hỏi tới hỏi lui, có thể tự quyết định 1 số vấn đề cơ bản.
- Xây dưng Chính Sách DN để mỗi nhân sự làm đúng, đạt mục tiêu tổ chức, chủ động hơn trong công việc.
- Đào tạo mỗi nhân sự hiểu rõ hơn về sứ mệnh, tầm nhìn, hướng phát triển tổ chức, mục tiêu tháng, năm... - Xây dựng quy tắc về làm việc, báo cáo, họp nhất quán,...
- Xây dựng quy tắc kiểm tra, giám sát, theo dõi ở từng cấp.
- Xây dựng bộ khung "ĐÃI NGỘ NHÂN SỰ" cho từng cấp. - Xây dựng quy chế quản trị cấp cao, với CEO, CBO, CMO,...
- Xây dựng Brand Guideline chuẩn cho công ty.
- Xây dựng "HỆ THỐNG BIỂU MẪU" chuẩn cho cả công ty.
- Xây dựng "Bộ Khung Tiêu Chuẩn Quản Trị Chất Lượng" cho SP - DV của công ty để đảm bảo sự sản xuất đồng nhất. Và phải xây dựng được 2 sổ tay, 1 sổ tay nhân sự và 1 sổ tay vận hành doanh nghiệp (ở phòng ban họ làm)... mỗi nhân sự mới vào làm đều cần có đủ 2 sổ tay, để giúp họ tìm hiểu về công ty 1 cách nhanh nhất, rõ ràng đầy đủ thông tin nhất. ...
VÀ CÒN NHIỀU VIỆC KHÁC PHẢI LÀM NỮA... Bạn nghe thấy có vẻ hợp lý, nhưng CẢM GIÁC có quá nhiều thứ phải làm đúng không!!! ĐIỀU ĐÓ ĐÚNG, vì xây tự động hóa đâu có đơn giản như nhiều diễn giả vẫn nói???. Và 1 sự thật, là cứ mỗi lần công ty tăng trưởng lên 1 bậc. Đang từ 1 tỷ doanh thu, lên 10 tỷ Đang từ 10 nhân viên, lên 50 nhân viên Đang từ 1 trụ sở thành 3 chi nhánh. Là gần như tất cả mọi điều xây bên trên đều TRẬT LẤT, SAI BÉT HẾT, không còn áp dụng được, phải cải tiến, phải xây lại, phải điều chỉnh lại, KHÔNG LÀ ĐỔ MÁU KHÁ NHIỀU... Ví như quy trình xử lý 10 đơn/ngày sẽ sai bét nếu áp dụng cho 1000 đơn/ngày và 7000 đơn/ngày Quy trình giám sát cho 10 người sẽ vớ vấn nếu áp dụng cho 1000 nhân sự ở 1 điểm sẽ khác, mà nếu tới 100 điểm bán hàng thì lại càng khác. Cách làm, quy chế cũng khác hoàn toàn.
Hy vọng note này sẽ giúp các bạn trẻ sắp khởi nghiệp bớt áo tưởng về TỰ ĐỘNG HÓA DOANH NGHIỆP, ngồi không, không làm gì, tiền đổ về túi ào ào như thác lũ.... KHÔNG CÓ ĐÂU NHÉ TỰ ĐỘNG HÓA DOANH NGHIỆP là có thật, nhưng xây dựng là 1 hành trình, và khi thoát ra được, coi chừng chúng ta đã GIÀ nhé. Muốn thoát nhanh, càng chỉnh chu và chuyên nghiệp, khó tính ở từng bước 1, từng cái một được xây lên và theo sát, điều chỉnh, bổ sung, cải tiến liên tục (PDCA), thì hy vọng sau 10 - 15 năm, mới thoát ra được, không làm CEO nữa, mà thành chủ tịch HĐQT, chỉ control về chiến lược và mục tiêu/quý - năm.
----- Và trên hết, muốn tự động hóa, phải thay đổi tư duy triệt để:
- Thay đổi từ tư duy quản lý, theo sát Mục Tiêu từng NS
- Luôn tói ưu quy trình, không phải lập ra là xong.
- Luôn tư duy đào tạo đội nhóm + truyền lửa, không phải vẽ JD, nói trách nhiệm công việc là xong.
- Theo sát sự phát triển mỗi cá nhân với việc theo sát báo cáo tuần, lập mục tiêu định hướng hàng tuần, luôn reviews lại, xây dựng để mỗi cá nhân luôn tăng trưởng mục tiêu cho chính họ.
- Luôn fix cơ cấu liên tục để đảm bảo cơ cấu tổ chức là tinh gọn nhất, không có phòng ban thừa thải, nhưng không chồng chéo công việc, để quy trách nhiệm rõ ràng được.
- Mỗi khi ra quy trình, chính sách, phải thăm dò nhóm nhỏ trước. Ban hành đại chúng có thể vấp sự phản kháng quyết liệt. Thậm chí bỏ việc, nên nhớ CHÚNG TA LÀM VIỆC VỚI CON NGƯỜI, KHÔNG PHẢI ROBO.
Nhiều anh em đi học lương 3P về áp dụng vào và bị nhân sự đình công vì dùng rập khuôn máy móc. Cái này hay gặp ở nhà máy.
- Đừng nghĩ nhân sự nhiều mà ngon, hãy nghĩ làm sao nhân sự ít mà xử lý được việc nhiều, nhưng vẫn chuyên môn hóa, chứ không phải đa nhiệm.
- Tư duy áp dụng công nghệ và IT vào quản trị tự động hóa (như Hùng đang làm cho Group của mình) Có người chị từng nói với H là không hài lòng mỗi khi giao việc cho nhân viên, nó luôn làm không đạt kết quả cao? Ủa, vậy thế nào mới là đạt kết quả cao, chị nói nhân viên biết chưa? thì chị ấy mới ngã người ra, chị chưa nói, sao anh em họ biết được. Có kỳ không???
Và đã giao, thì phải tin. Không tin, thôi đừng giao. Giao mà cứ can thiệp vào việc hoài, anh em họ khó làm. Nhưng tin, không có nghĩa tôi không giám sát, không theo dõi, chúng ta vẫn luôn giám sát, theo dõi ngày, tuần, tháng Và cần có cơ chế kiểm tra chéo, đột xuất, thanh tra hệ thống để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, xuyên suốt. Và nếu để chi phí giám sát giảm xuống, thì cần xây dựng 1 văn hóa doanh nghiệp mạnh (càng mạnh càng tốt, là 1 tổ chức tự giác, là 1 tổ chức học tập), và đào tạo nội bộ xem trọng, luôn training internal về sự phát triển,tầm nhìn, chuyên môn để anh em có động lực + kiến thức làm tốt nhất.
Văn hóa bên Hùng là tự giác, học tập, trung thực...3 nền tảng cốt lõi làm tiền đề tiết giảm tối đa chi phí giám sát sau này, giảm chi phí thanh tra hệ thống, và đi kèm 1 quy chế là TRẢM THẲNG TAY với ai vi phạm nền tảng không trung thực, cũng như để nhắc nhở công việc nhiều lần (bất quá tam) theo VĂN HÓA DOANH NGHIỆP. Bên công ty Hùng, 1 nhân sự mới vào làm, đều được cấp sổ tay nhân sự, và nhìn vào là biết, nếu tôi làm cho anh 10 năm, tôi được xét lên mức lương tới bao nhiêu, những ngày lễ tết, tôi thưởng được bao nhiêu. Vô cùng minh bạch. Và đây chính là tiền đề cho văn hóa doanh nghiệp trung thực, minh bạch của cả tổ chức.
Nguyên lý cơ bản là phải PDCA liên tục cho mọi quy trình đã xây dựng ra, không được ngủ quên trên chiến thắng. ----- Tâm sự của 1 người đang xây dựng TỰ ĐỘNG HÓA cho business trong thực tế chia sẽ! Cái khó thứ 1 của xây hệ thống vận hành, là phải xây từ từ từng chút một đi lên, vừa phù hợp văn hóa, lĩnh vực... vừa không thấy đuối. Nên nhiều bạn đi mua cả bộ template về thì sao mà xây được, áp dụng cũng chưa chắc xài được.
Cái khó Thứ 2, là nhiều quy trình, sẽ do các phòng ban cùng lên lộ trình và xây, chúng ta chỉ quản lý, kiểm soát, chứ rất khó để tự xây, như quy trình nhân sự, quy trình dự toán tài chính (cần sự trợ giúp thêm từ ERP),...1 con chim không thể làm nên mùa xuân, nhất là với HỆ THỐNG VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP. Cái khó thứ 3 là cần lãnh đạo phải QUYẾT LIỆT, vì nhân sự đang quen cách làm cũ, bắt họ làm cách mới, nhiều bạn cá tính, cãi nhau ong ỏng với chúng ta chứ không đùa. Vừa đấm vừa xoa, vừa giải thích, truyền lửa là điều lãnh đạo phải làm. Chứ không thể cứ ai không tuân theo là sa thải được. P/s: Hình minh họa là hệ thống quản lý trung tâm của bên Hùng tự xây dựng và phát triển.
(Bài viết này H viết dành riêng cho những anh/chị/em còn đang loay hoay trên con đường giải phóng bản thân mình khỏi doanh nghiệp)
---- Đâu là 1 lộ trình thực sự của việc xây dựng 1 bộ máy tự vận hành nếu chúng ta có 2 - 3 trụ sở, gần trăm nhân sự? mà công việc vận hàng trơn tru theo ý chúng ta muốn. Sau 1 thời gian dài xây dựng, tìm hiệu, thiết lập hệ thống, Hùng nghiệm ra 1 lộ trình những đầu việc như sau:
- Lên cơ cấu phù hợp cho công ty theo Biz Model Canvas.
- Viết JD từng bộ phận, vị trí
- Giải thích ý nghĩa từng JD cho từng nhân sự dưới 1 cấp
- JD đi kèm KPI và trách nhiệm
- JD cần có 1 quy trình đi kèm
- Quy trình cần 1 file quản lý hiệu quả quy trình kèm theo
- Mỗi Phòng ban cần 1 văn hóa làm việc phù hợp.
- Văn hóa mỗi phòng ban cần khớp văn hóa công ty.
- Định hình văn hóa toàn tổ chức.
- Xây dựng quy chế quản lý toàn cong ty đi kèm theo.
- Xây dựng chính sách nhân sự để cả công ty tuân theo.
- Xây dưng cơ chế thưởng
- phạt để nhân sự có động lực
- Xây dựng hệ thống cơ chế lương 3P rõ ràng.
- Hệ thống thang bảng lương minh bạch.
- Xây dựng 1 lộ trình công danh, lương thưởng để nhân sự biết nếu làm 10 năm, lương họ lên tới đâu, họ có thể leo lên được đâu trong lộ trình sự nghiệp.
- Xây dựng 1 bộ khung FAQs với từng JD, từng team, từng phòng ban, để nhân sự chủ động công việc, tránh hỏi tới hỏi lui, có thể tự quyết định 1 số vấn đề cơ bản.
- Xây dưng Chính Sách DN để mỗi nhân sự làm đúng, đạt mục tiêu tổ chức, chủ động hơn trong công việc.
- Đào tạo mỗi nhân sự hiểu rõ hơn về sứ mệnh, tầm nhìn, hướng phát triển tổ chức, mục tiêu tháng, năm... - Xây dựng quy tắc về làm việc, báo cáo, họp nhất quán,...
- Xây dựng quy tắc kiểm tra, giám sát, theo dõi ở từng cấp.
- Xây dựng bộ khung "ĐÃI NGỘ NHÂN SỰ" cho từng cấp. - Xây dựng quy chế quản trị cấp cao, với CEO, CBO, CMO,...
- Xây dựng Brand Guideline chuẩn cho công ty.
- Xây dựng "HỆ THỐNG BIỂU MẪU" chuẩn cho cả công ty.
- Xây dựng "Bộ Khung Tiêu Chuẩn Quản Trị Chất Lượng" cho SP - DV của công ty để đảm bảo sự sản xuất đồng nhất. Và phải xây dựng được 2 sổ tay, 1 sổ tay nhân sự và 1 sổ tay vận hành doanh nghiệp (ở phòng ban họ làm)... mỗi nhân sự mới vào làm đều cần có đủ 2 sổ tay, để giúp họ tìm hiểu về công ty 1 cách nhanh nhất, rõ ràng đầy đủ thông tin nhất. ...
VÀ CÒN NHIỀU VIỆC KHÁC PHẢI LÀM NỮA... Bạn nghe thấy có vẻ hợp lý, nhưng CẢM GIÁC có quá nhiều thứ phải làm đúng không!!! ĐIỀU ĐÓ ĐÚNG, vì xây tự động hóa đâu có đơn giản như nhiều diễn giả vẫn nói???. Và 1 sự thật, là cứ mỗi lần công ty tăng trưởng lên 1 bậc. Đang từ 1 tỷ doanh thu, lên 10 tỷ Đang từ 10 nhân viên, lên 50 nhân viên Đang từ 1 trụ sở thành 3 chi nhánh. Là gần như tất cả mọi điều xây bên trên đều TRẬT LẤT, SAI BÉT HẾT, không còn áp dụng được, phải cải tiến, phải xây lại, phải điều chỉnh lại, KHÔNG LÀ ĐỔ MÁU KHÁ NHIỀU... Ví như quy trình xử lý 10 đơn/ngày sẽ sai bét nếu áp dụng cho 1000 đơn/ngày và 7000 đơn/ngày Quy trình giám sát cho 10 người sẽ vớ vấn nếu áp dụng cho 1000 nhân sự ở 1 điểm sẽ khác, mà nếu tới 100 điểm bán hàng thì lại càng khác. Cách làm, quy chế cũng khác hoàn toàn.
Hy vọng note này sẽ giúp các bạn trẻ sắp khởi nghiệp bớt áo tưởng về TỰ ĐỘNG HÓA DOANH NGHIỆP, ngồi không, không làm gì, tiền đổ về túi ào ào như thác lũ.... KHÔNG CÓ ĐÂU NHÉ TỰ ĐỘNG HÓA DOANH NGHIỆP là có thật, nhưng xây dựng là 1 hành trình, và khi thoát ra được, coi chừng chúng ta đã GIÀ nhé. Muốn thoát nhanh, càng chỉnh chu và chuyên nghiệp, khó tính ở từng bước 1, từng cái một được xây lên và theo sát, điều chỉnh, bổ sung, cải tiến liên tục (PDCA), thì hy vọng sau 10 - 15 năm, mới thoát ra được, không làm CEO nữa, mà thành chủ tịch HĐQT, chỉ control về chiến lược và mục tiêu/quý - năm.
----- Và trên hết, muốn tự động hóa, phải thay đổi tư duy triệt để:
- Thay đổi từ tư duy quản lý, theo sát Mục Tiêu từng NS
- Luôn tói ưu quy trình, không phải lập ra là xong.
- Luôn tư duy đào tạo đội nhóm + truyền lửa, không phải vẽ JD, nói trách nhiệm công việc là xong.
- Theo sát sự phát triển mỗi cá nhân với việc theo sát báo cáo tuần, lập mục tiêu định hướng hàng tuần, luôn reviews lại, xây dựng để mỗi cá nhân luôn tăng trưởng mục tiêu cho chính họ.
- Luôn fix cơ cấu liên tục để đảm bảo cơ cấu tổ chức là tinh gọn nhất, không có phòng ban thừa thải, nhưng không chồng chéo công việc, để quy trách nhiệm rõ ràng được.
- Mỗi khi ra quy trình, chính sách, phải thăm dò nhóm nhỏ trước. Ban hành đại chúng có thể vấp sự phản kháng quyết liệt. Thậm chí bỏ việc, nên nhớ CHÚNG TA LÀM VIỆC VỚI CON NGƯỜI, KHÔNG PHẢI ROBO.
Nhiều anh em đi học lương 3P về áp dụng vào và bị nhân sự đình công vì dùng rập khuôn máy móc. Cái này hay gặp ở nhà máy.
- Đừng nghĩ nhân sự nhiều mà ngon, hãy nghĩ làm sao nhân sự ít mà xử lý được việc nhiều, nhưng vẫn chuyên môn hóa, chứ không phải đa nhiệm.
- Tư duy áp dụng công nghệ và IT vào quản trị tự động hóa (như Hùng đang làm cho Group của mình) Có người chị từng nói với H là không hài lòng mỗi khi giao việc cho nhân viên, nó luôn làm không đạt kết quả cao? Ủa, vậy thế nào mới là đạt kết quả cao, chị nói nhân viên biết chưa? thì chị ấy mới ngã người ra, chị chưa nói, sao anh em họ biết được. Có kỳ không???
Và đã giao, thì phải tin. Không tin, thôi đừng giao. Giao mà cứ can thiệp vào việc hoài, anh em họ khó làm. Nhưng tin, không có nghĩa tôi không giám sát, không theo dõi, chúng ta vẫn luôn giám sát, theo dõi ngày, tuần, tháng Và cần có cơ chế kiểm tra chéo, đột xuất, thanh tra hệ thống để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, xuyên suốt. Và nếu để chi phí giám sát giảm xuống, thì cần xây dựng 1 văn hóa doanh nghiệp mạnh (càng mạnh càng tốt, là 1 tổ chức tự giác, là 1 tổ chức học tập), và đào tạo nội bộ xem trọng, luôn training internal về sự phát triển,tầm nhìn, chuyên môn để anh em có động lực + kiến thức làm tốt nhất.
Văn hóa bên Hùng là tự giác, học tập, trung thực...3 nền tảng cốt lõi làm tiền đề tiết giảm tối đa chi phí giám sát sau này, giảm chi phí thanh tra hệ thống, và đi kèm 1 quy chế là TRẢM THẲNG TAY với ai vi phạm nền tảng không trung thực, cũng như để nhắc nhở công việc nhiều lần (bất quá tam) theo VĂN HÓA DOANH NGHIỆP. Bên công ty Hùng, 1 nhân sự mới vào làm, đều được cấp sổ tay nhân sự, và nhìn vào là biết, nếu tôi làm cho anh 10 năm, tôi được xét lên mức lương tới bao nhiêu, những ngày lễ tết, tôi thưởng được bao nhiêu. Vô cùng minh bạch. Và đây chính là tiền đề cho văn hóa doanh nghiệp trung thực, minh bạch của cả tổ chức.
Nguyên lý cơ bản là phải PDCA liên tục cho mọi quy trình đã xây dựng ra, không được ngủ quên trên chiến thắng. ----- Tâm sự của 1 người đang xây dựng TỰ ĐỘNG HÓA cho business trong thực tế chia sẽ! Cái khó thứ 1 của xây hệ thống vận hành, là phải xây từ từ từng chút một đi lên, vừa phù hợp văn hóa, lĩnh vực... vừa không thấy đuối. Nên nhiều bạn đi mua cả bộ template về thì sao mà xây được, áp dụng cũng chưa chắc xài được.
Cái khó Thứ 2, là nhiều quy trình, sẽ do các phòng ban cùng lên lộ trình và xây, chúng ta chỉ quản lý, kiểm soát, chứ rất khó để tự xây, như quy trình nhân sự, quy trình dự toán tài chính (cần sự trợ giúp thêm từ ERP),...1 con chim không thể làm nên mùa xuân, nhất là với HỆ THỐNG VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP. Cái khó thứ 3 là cần lãnh đạo phải QUYẾT LIỆT, vì nhân sự đang quen cách làm cũ, bắt họ làm cách mới, nhiều bạn cá tính, cãi nhau ong ỏng với chúng ta chứ không đùa. Vừa đấm vừa xoa, vừa giải thích, truyền lửa là điều lãnh đạo phải làm. Chứ không thể cứ ai không tuân theo là sa thải được. P/s: Hình minh họa là hệ thống quản lý trung tâm của bên Hùng tự xây dựng và phát triển.
- Hùng Nanado, doanh nhân & tác giả -